Detail Archief

Handreiking voor het doen van onderzoek

Wie op zoek is naar bepaalde informatie zal in het archief gevormd onder verantwoordelijkheid van de secretaris wellicht allereerst zoeken in de 'Stukken betreffende bijzondere onderwerpen' op naam van het onderwerp. Toch moet er op gewezen worden dat hier maar een deel van de informatie is te vinden, maar dat een veel groter deel te vinden zal zijn in de series notulen, ingekomen stukken en dossiers, beschreven onder het hoofdstuk 'Stukken van algemene aard'. Om de informatie in deze series te vinden is het nodig de nadere toegangen te raadplegen, zowel die destijds door de administratie zijn opgemaakt als die welke na overbrenging zijn vervaardigd door medewerkers van het Gemeentearchief (zie hoofdstuk 5 van deze inleiding). Voor de series ingekomen stukken en dossiers in het archief gevormd door de secretaris van 1816 tot 1920 is het aan te bevelen allereerst de alfabetische klappers op onderwerp of op zaaknamen vanaf 1816 te raadplegen, zoals die te vinden zijn in de studiezaal van het Gemeentearchief. Deze klappers verwijzen naar de bestuurlijke instanties, de jaren en de stuknummers die betrekking hebben op de gezochte informatie. Deze informatie dient te worden gekoppeld aan het inventarisnummer, waarna de stukken in de studiezaal kunnen worden aangevraagd. Op de stukken zelf is aantekening gemaakt van de bestuurlijke instantie en van datum en volgnummer van de behandeling. Met deze informatie kan in de notulen van de betreffende instantie worden opgezocht wat ten aanzien van de zaak die in de stukken wordt genoemd, is besloten. Voor de periode 1916 tot 1954 kan voor wat betreft de stukken van de afdeling A het beste de contemporaine nadere toegang worden geraadpleegd, te weten het 'Kastje van Buitenhuis'. Hierin wordt de zaak vermeld met het jaar van aanvang der behandeling en het dossiernummer. Deze informatie dient vervolgens te worden gekoppeld aan het inventarisnummer, waarna het dossier kan worden aangevraagd. Voor de opgave van de inventarisnummers van deze serie zie hoofdstuk I.2.3 van de inventaris. Een andere mogelijkheid is uit te gaan van de notulen van de raad, na raadpleging van de hierop bestaande contemporaine toegangen en, vanaf 1854, van de alfabetische index op onderwerp zoals die jaarlijks aan de gedrukte raadsnotulen voorafgaat. In de raadsnotulen zelf worden de stuk- of dossiernummers altijd genoemd, zodat deze alleen nog aan de betreffende inventarisnummers dienen te worden gekoppeld. Gaat men uit van de notulen van het college van burgemeester en wethouders, dan dienen eerst de alfabetisch-chronologische indices te worden geraadpleegd, die echter alleen van 1845 tot 1907 bestaan. Ook in deze notulen worden de stuknummers genoemd.

De stukken van de afdeling B zijn afzonderlijk beschreven, terwijl die van de afdeling C vanaf 1934 in twee gedeelten in het archiefschema bij de betreffende onderwerpen zijn ondergebracht. Om de stukken van deze afdeling te raadplegen is het noodzakelijk eerst nadere toegangen I en II van de inventaris te raadplegen die een overzicht geven van de door die afdeling gehanteerde registratuur. De stukken ontvangen en opgemaakt door het bureau, later de Afdeling Onderwijs, zijn onder het gelijknamige hoofdstuk bij de Stukken betreffende bijzondere onderwerpen te vinden.

Bedacht moet overigens worden dat één en hetzelfde onderwerp door verschillende instanties tegelijkertijd kon worden behandeld, afhankelijk van het gehanteerde gezichtspunt. Om een voorbeeld te geven, zo is informatie over het in Schiedam uitgegeven noodgeld zowel te vinden in de registratuur van de afdeling A, voorts onder het hoofdstuk 9.2.b van de stukken betreffende bijzondere onderwerpen, in dossier 1.12.1 in de registratuur van het bureau Financiën van de afdeling C en in dossier 167 in het archief gevormd door de gemeenteontvanger. (Noot 42. Inv. nr. 3543, dossiernummer 228D, inv. nr. 3723 dossiernummer 150M, inv. nr. 5970 en inv. nr. 8548) Om de zoekmethodiek te vereenvoudigen volgt op de volgende pagina’s voor de verschillende afdelingen een overzicht met een verwijzing naar de verschillende soorten van toegangen.

Om de zoekmethodiek te vereenvoudigen volgt op de volgende pagina’s voor de verschillende afdelingen een overzicht met een verwijzing naar de verschillende soorten van toegangen.

Periode: 1815 -1903
Afdeling: Secretarie, notulen gemeenteraad
Eigentijdse toegang: Alfabetisch-chronologische indices, 1845-1906, inv. nrs. 130-136. Alfabetische indices op onderwerp, voorafgaand aan de notulen vanaf 1854, inv. nrs. 73 e.v.
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: -

Periode: 1815 -1903
Afdeling: Secretarie, notulen B&W
Eigentijdse Toegang: Alfabetisch-chronologische indices, 1845-1904, inv. nrs. 357-365
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: -

Periode: 1815 -1903
Afdeling: Secretarie, ingekomen stukken
Eigentijdse Toegang: Agenda op de ingekomen stukken van 1845-1860, 1866-1903, inv.nrs. 2112- 2126
Nadere toegang: Klappers op de ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester
Bijzonderheden: -

Periode: 1903-1906
Afdeling: Afdeling A
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Klappers op de ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester
Bijzonderheden: Zie overzicht van rubrieksindeling van de registratuur van de afdeling A over de periode 1903-1906

Periode: 1903-1906
Afdeling: Afdeling B
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Klappers op de ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester
Bijzonderheden: -

Periode: 1903-1906
Afdeling: Afdeling C
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Klappers op de ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester
Bijzonderheden: -

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling A
Eigentijdse Toegang: Alfabetische index op de 'lappen' (het zgn. Kastje van Buitenhuis) van 1916 tot 1954, inv.nr. 4050
Nadere toegang: Klappers op de ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester tot 1920
Bijzonderheden: -

Periode: 1827-1939
Afdeling: Afdeling B Wijk- en bevolkingsregisters en gezinskaarten
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Alfabetische klapper op de wijkregisters over 1827-1862
Bijzonderheden: De bevolkingsregisters en de gezinskaarten zijn alfabetisch-lexicografisch ingericht

Periode: 1894
Afdeling: Afdeling B wijk- en huisnummering
Eigentijdse Toegang: 'Register Kooyman', inv.nr. 5142-5143
Nadere toegang: Klapper op de wijk- en huisnumering en op straatnaam
Bijzonderheden: Zie onderdeel 5.4 van de inventaris

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling B correspondentie
Eigentijdse Toegang: Agenda's op de ingekomen en uitgaande stukken over 1916-1942, inv.nrs. 4061-4086
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 5.3 van de inventaris. Slechts een geselecteerd aantal dossiers over de periode 1919-1954 is bewaard gebleven.

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling C, bureau P
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 3.1 van de inventaris en nadere toegang 'Rubrieken Registratuur Afdeling C Bureau Personeelszaken'

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling C, bureau F
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 9.4 van de inventaris en nadere toegang 'Rubrieken Registratuur Afdeling C Bureau Financiën'

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling C, bureau O
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 21 van de inventaris

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling Onderwijs
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 21 van de inventaris

Periode: 1907-1953
Afdeling: Afdeling Belastingen en schoolgelden
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie onderdeel 10.2 van de inventaris. De correspondentie van deze afdeling is niet bewaard gebleven

Periode: 1854-1905
Afdeling: Bouwvergunningen
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Klapper op wijkletters en -nummer en op straatnaam en wijk- of huisnummer
Bijzonderheden: Maken onderdeel uit van de series ingekomen stukken bij de raad en B&W

Periode: 1906-1954
Afdeling: Bouwvergunningen
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: Klapper op straatnaam en huisnummer
Bijzonderheden: Zie onderdeel 15.2 van de inventaris


Periode: 1940-1945
Afdeling: Hulpsecretarie van Kethel
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie inv.nrs. 1089-1092 van het archief van het gemeentebestuur van Kethel en Spaland

Periode: 1812-1960
Afdeling: Gemeenteontvanger
Eigentijdse Toegang: -
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Zie in de inventaris het archief gevormd door de gemeenteontvanger

Periode: 1811-1954
Afdeling: Ambtenaar der Burgerlijke Stand
Eigentijdse Toegang: Tienjaarlijkse tafels, inv.nrs. 9226-9237
Nadere toegang: -
Bijzonderheden: Op microfiche in de studiezaal aanwezig. Zie in de inventaris het archief gevormd door de ambtenaar van de Burgerlijke Stand

Geschiedenis van de archieven

Mag voor de geschiedenis van de archiefzorg in Schiedam worden verwezen naar de bestaande literatuur, (Noot 35. A. van der Poest Clement, Stedelijke archiefzorg en stadsgeschiedschrijving, Schiedam 1954, G. van der Feijst, Het Gemeentearchief in Scyedam 1978 nrs. 5 en 6, 1979 nr. 1; idem Archiefzorg in Schiedam, in Gids voor het Gemeentearchief te Schiedam, Schiedam 1983.) voor wat betreft de hier beschreven blokken kan het volgende worden opgemerkt.
In 1897 werd met de benoeming van jhr. mr. T. Humalda van Eysinga tot gemeentearchivaris het Gemeentearchief als dienst in het leven geroepen. Humalda bracht de gemeentelijke archieven, zoals die toen nog over verschillende gebouwen waren verspreid, bijeen in het als archiefgebouw aangewezen pand aan het Oude Kerkhof, hetgeen zijn belangrijkste verdienste werd. Dit gebouw, ooit dienst gedaan hebbend als bank van lening en als gymnasium, werd in het jaar na de benoeming van Humalda door de gemeenteraad als archiefgebouw aangewezen voor de 'voorlopige bewaring van het oud archief'. Niet duidelijk is het bij welk jaar Humalda, bij de overname van het archief van het stadsbestuur, een cesuur aanbracht en tot welk jaar dit archief door hem werd overgenomen.
Het was zijn opvolger dr. K. Heeringa die verantwoordelijk was voor de inventarisatie van het archief van het Stadsbestuur van 1808 tot en met 1815, een cesuur die hij verantwoordde door verwijzing naar het op 2 januari 1816 in werking getreden nieuwe reglement voor het stadsbestuur (inv. nr. 724 nr. 1). (Noot 36. K. Heeringa, Het oud archief der gemeente Schiedam, Schiedam 1908 pag. 158.) Is het niet duidelijk tot welk jaar hij over archivalia van het stadsbestuur van ná die tijd beschikte, in het jaarverslag van gemeentearchief van 1906 maakt hij melding van archiefbescheiden van na 1816 die ongeordend en voor het publiek onbereikbaar op de zolder van het archiefgebouw waren opgeslagen.
Zijn opvolger N.J.M. Dresch kon in 1912 melding doen van het gereedkomen van een nieuw archieflokaal, bestemd voor de bewaring van het 'nieuw archief'. Hij zorgde ook voor een voorlopige 'rangschikking' van dit archief, waarmee hij zich tot aan zijn vertrek in 1922 zou blijven bezighouden.
Mogelijk liep dit archief tot en met 1894, want zijn opvolger dr C. Vermaas vermeldde in 1923 de overbrenging van de series ingekomen stukken van de raad, het college en de burgemeester over de periode 1895 tot 1900. Eerst vijftien jaar later volgde een aanvulling, toen een gedeelte van het archief van de afdeling B werd overgedragen. Nog weer een jaar later volgden de vier series wijkregisters. De registratuur van de afdeling A tot 1922 werd in 1953 overgenomen, terwijl een jaar later de overname volgde van een groot gedeelte van het archief van de afdeling C.
Tien jaar later bleek het archiefgebouw aan de Oude Kerkhof geen ruimte meer te bevatten voor verdere overname van de registratuur van de afdeling A, reden waarom het gedeelte over de periode 1923 tot 1954 zou worden opgeslagen in een voorlopig ingerichte dependance aan de Korte Haven 27, het in 1887 gebouwde voormalige klooster van de zusters Dominicanesssen.
Eerst in 1975, dus 77 jaar na de voorlopige aanwijzing van het pand aan het Oude Kerkhof als archiefgebouw, werden de archiefgedeelten van het gemeentebestuur over de periode 1816-1953 verenigd, toen een nieuw gebouw in gebruik werd genomen aan de Korte Haven 31-33. Het betrof wederom een reeds bestaand gebouw, een rond 1800 gebouwd herenhuis annex branderij, dat laatstelijk dienst had gedaan als kantoor van de Dienst Gemeentewerken.
Verdere overnames van gedeelten van het hier beschreven archief volgden in 1976, 1980, 1982, 1983, 1985, 1986, 1987, 1988, 1995, 2001 en 2003. Inmiddels was wederom een nieuw archiefgebouw betrokken en wel de in 1997 opgeleverde nieuwbouw aan het Stadserf. Voor het eerst sindsdien wordt het archief volgens alle daaraan te stellen eisen beheerd. Een begin met de inventarisatie van het archief maakte in 1952 de toenmalige gemeentearchivaris A. van der Poest Clement. In 1953 kon hij melden dat alle bestanddelen, voor zover die waren overgebracht, waren geïnventariseerd. Deze inventarisatie had echter een zeer voorlopig karakter.
Zijn opvolger, G. van der Feijst, begon in 1967 met de herordening van de registratuur over de periode 1922 tot 1954. Hij moest constateren dat vele dossiers onvolledig waren, doordat zij waren uitgelicht en overgebracht naar de registratuur gevormd volgens de code VNG. Door hem werd ook de registratuur over de periode 1903-1906 geselecteerd op vernietiging, terwijl de archiefmedewerker J.H.S.M. Veen dit bestand nader toegankelijk maakte.
In 1970 nam de archiefmedewerker C. van Es de werkzaamheden van Van der Feijst over, waarbij hij begon met het beschrijven van het negentiende-eeuwse gedeelte. Hij constateerde daarbij een inconsequente ordening van de stukken, die de ene keer in de serie ingekomen stukken waren opgenomen en de andere keer tot afzonderlijke dossiers waren omgevormd. In 1972 vermeldde het jaarverslag van het Gemeentearchief dat een voorlopige inventaris gereed was gekomen. Bedoeld werd echter dat dit gedeelte was beschreven op fiches, geordend volgens een zeer voorlopig archiefschema. In 1977 nam de archiefmedewerker H. Jochemsen het werk van Van Es over. Veel van zijn arbeid bestond in het terugplaatsen van honderden in de loop der jaren afgedwaalde dossiers en losse stukken, in het beschrijven van nog niet bewerkte gedeelten van de afdeling C en in de selectie voor vernietiging. Zijn vertrek in 1981 betekende dat de verdere inventarisatie van het archief voorlopig achterwege zou blijven. In 1993 pakte ondergetekende dit werk weer op, waarbij eerst alle beschrijvingen (ca. 6000) in het archiefinventarisatieprogramma MAIS werden ingevoerd. Vervolgens werden niet verwerkte gedeelten beschreven, een verdere selectie op vernietiging gemaakt en later overgebrachte bestanddelen geordend en beschreven. Behalve het maken van een primaire toegang als deze archiefinventaris, zijn er in de loop van de jaren ook projecten opgezet om het archief nader toegankelijk te maken. De crisis in de jaren dertig van de twintigste eeuw zorgde voor een grote werkloosheid onder 'hoofd- en handarbeiders'.
Voor de eerste categorie werd door de overheid een werkverschaffingsproject opgezet waarvan met name het Gemeentearchief zou profiteren. In het jaar 1938 kon het beschikken over vier van deze arbeiders, die vooral werden ingezet bij het vervaardigen van nadere toegangen tot de aldaar aanwezige archieven. Het maximum aantal hoofdarbeiders werd gehaald in 1941, toen er maar liefst 15 werkzaam waren. Hiervan bleef er, door bezuinigingen op deze regeling, in 1944 nog slechts één over. Door deze tijdelijke medewerkers werd een aantal bestanddelen van het hier beschreven archief nader toegankelijk gemaakt.
Zo werd in 1940 begonnen met een alfabetische index op onderwerpen en personen op de, volgens het notulenstelsel geordende, ingekomen stukken bij de raad, het college en de burgemeester over de periode 1816 tot 1890. Ook werd een index op de series wijk- en bevolkingsregisters gemaakt. Na de oorlog werd deze indexering voortgezet door medewerkers aangesteld in het kader van de Beschikking respectievelijk Wet op de Sociale Werkvoorziening. Hierbij ontstonden toegangen op de wijkregisters van 1827 tot 1862 (1941-1955), op de ingekomen stukken bij het gemeentebestuur tot 1922 (1969-1974), op de gemeentelijke verordeningen (1961), op de wijk- en huisnummers voorkomend in het in 1894 aangelegde 'Register Kooyman' (1969, zie inv. nrs. 5142-5143), op de bouwvergunningen over de periode 1905-1954 (1971-1973) en op dezelfde vergunningen over de periode 1854-1905 (1974). Deze nadere toegangen zijn te raadplegen in de studiezaal en/of op de website van het Gemeentearchief. Voor een volledig overzicht van de nadere toegangen op dit archief mag ik verwijzen naar hoofdstuk 6.2 van deze inleiding. Zoals vermeld zijn er gedeelten van het archief in verschillende periodes vernietigd, overeenkomstig de hiervoor bestaande wet- en regelgeving. (Noot 37. Archief van de Gemeentelijke Archiefdienst Schiedam, inv. nr. 101 en archiefdossier 346.) Daarnaast zijn er een aantal stukken die voor vernietiging in aanmerking zouden komen, maar die curieus genoeg waren om te bewaren, opgenomen in de verzameling handschriften. (Noot 38. Zie hiervoor J.M.M. Jansen, Catalogus van de verzameling Handschriften, Schiedam 1984.)

Een inventaris van een archief waaraan, met tussenpozen, door de opeenvolgende archiefmedewerkers over de afgelopen vijftig jaar is gewerkt, heeft zelf een voorgeschiedenis die voor een deel bepalend is geweest voor de gemaakte ordeningsbeslissingen. Toen ik met de inventarisatie van dit archief begon was een groot gedeelte door mijn voorgangers reeds beschreven op fiches, die waren onderverdeeld volgens een zeer voorlopig archiefschema. Dit maakte een onderscheid tussen allereerst de verschillende archiefvormers (secretaris, gemeenteontvanger, ambtenaar van de burgerlijke stand) en daarbinnen in stukken van algemene aard en die betreffende bijzondere onderwerpen. Deze tweedeling wordt in het Nederlands archiefwezen algemeen gehanteerd. De stukken van algemene aard bevatten alle onderwerpen of het merendeel daarvan, behorend tot de competentie van het archiefvormend orgaan. In het archief gevormd door de secretaris geldt dit ook voor de serie akten zoals beschreven onder de subrubriek 'Verbintenissen'. Deze serie dankt haar ontstaan aan het zegelrecht, de belasting die geheven werd op officiële overeenkomsten. De stukken betreffende bijzondere onderwerpen in dit archief waren onderverdeeld in eenentwintig rubrieken die voor een deel globaal waren ontleend aan de code VNG. Hierbij werd overigens niet altijd de volgorde van deze code aangehouden. Mogelijk ook werd hierbij uitgegaan van de brochure 'De verzorging van de gemeentearchieven daterende van na 1813', (Noot 39. Den Haag, z.d.) waarin een soortgelijke indeling wordt aanbevolen. Door mij is, in samenspraak met het 'Overleg Toegankelijk Maken', deze indeling aangepast maar niet ten principale gewijzigd. Een tweetal rubrieken werd in meerdere rubrieken gesplitst, zodat bij het archief gevormd door de secretaris in totaal 24 rubrieken ontstonden. Een aantal rubrieken werd door mij nader onderverdeeld, waarbij ik mij in enkele gevallen voor deze onderverdeling baseerde op specifieke literatuur. Voor het hoofdstuk 10. ‘Belastingen’ bijvoorbeeld baseerde ik mij op de indeling zoals die voor rijks- en gemeentebelastingen werd gemaakt door A.C.J. de Vrankrijker in zijn 'Geschiedenis van de belastingen', met die aantekening dat de plaatselijke overige belastingen werden geplaatst op volgorde van invoering, met uitzondering van het vergunnings- en verlofrecht, dat geheel achteraan is geplaatst. Reden hiervoor is dat dit een belasting is die vanuit het oogmerk van de openbare zedelijkheid werd geheven en niet vanuit het oogpunt 'dekking der plaatselijke uitgaven'. (Noot 40. Artikel 240 der Gemeentewet 1851.)

Bij de beschrijvingen binnen de rubrieken dan wel subrubrieken is, zoals gebruikelijk, de chronologische volgorde aangehouden. Wanneer de rechten van ooit afzonderlijke archiefvormers later op de secretaris zijn overgegaan, zoals bij de ambtenaren der stedelijke middelen, de wijkmeesters en de ambtenaren eerder onder verantwoordelijkheid van de gemeenteontvanger, dan beschouw ik die archieven als onderdeel van het archief gevormd door de secretaris. Hij werd immers als rechtsopvolger van deze ambtenaren verantwoordelijk voor de archiefvorming van de betreffende ambtenaren. Een enkel woord over de gemeentebegrotingen en -rekeningen. Hoewel deze door de gemeenteontvanger werden opgemaakt, kwamen ze daarna onder het beheer van de afdeling C der secretarie, reden waarom ze bij het archief gevormd onder het beheer van de secretaris zijn te vinden. Wat de door mij aangebrachte cesuren betreft kan het volgende worden opgemerkt. Bij het archief gevormd door de secretaris, is de aanvangsdatum bepaald door de inventarisatie van het archief van het stadsbestuur door K. Heeringa. Hij inventariseerde dit archief tot en met 1815, waarbij hij, zoals boven reeds werd opgemerkt, deze datum baseerde op het in januari 1816 ingegane nieuwe reglement voor het stadsbestuur. De einddatum van 1953 is gebaseerd op de invoering van een nieuw ordeningsstelsel in het daarop volgende jaar, namelijk de code VNG. Binnen de series ingekomen en uitgaande stukken (hoofdstuk 2 van de ‘stukken van algemene aard’) zijn drie cesuren aangebracht, namelijk 1816-1903, 1903-1906 en 1906-1954, die gebaseerd zijn op de in die periodes gehanteerde ordeningsstelsels (zie boven). Er is van afgezien een cesuur te leggen bij 1851, de datum van de inwerkingtreding van de Gemeentewet, aangezien het, zoals ook R.C.J. van Maanen opmerkt in zijn 'Stadsarchief van Leiden 1816-1929', geen archivistisch breekpunt was, evenmin als het jaar 1824, toen een nieuw reglement voor het gemeentebestuur van kracht werd. De bestaande series notulen van de gemeenteraad en van het college van burgemeesteren respectievelijk burgemeester en wethouders werden in 1824 en 1851 gewoon voortgezet. (Noot 41. Leiden 2000.) In enkele gevallen wordt de einddatum van 1953 overschreden, met name bij de archivalia van de ambtenaar belast met de controle op de echtheid van de Schiedamse jenever. Hier is 1967 de einddatum, toen deze functie werd opgeheven. Als begindatum van de burgerlijke stand werd 1811 genomen, de datum van de invoering, terwijl dat bij de gemeenteontvanger 1812 is, de datum van het begin van zijn serie brievenboeken. Voor wat betreft de plaatsing van verschillende secretarieafdelingen zoals die vanaf 1891 ontstaan zijn kan het volgende worden opgemerkt:
De stukken van de afdeling B zijn in hoofdzaak ondergebracht bij het hoofdstuk 5 ‘Bevolkingsregistratie’, terwijl die van de afdeling C tot 1934 afzonderlijk zijn beschreven voor de perioden dat zij geen onderdeel uitmaken van de registratuur van de afdeling A. De registratuur vanaf 1934 van de afdeling C is door mij gereconstrueerd aan de hand van het register van de gehanteerde registratuur (zie inv. nr. 4496). Hierbij werd de administratie zichtbaar van de bureaus Personeelszaken en Financiën. Die van het Bureau Personeelszaken is ondergebracht bij het hoofdstuk 3 ‘Personeel’, terwijl die van het Bureau Financiën werd ondergebracht bij hoofdstuk 9.4 ‘Financiën, Correspondentie’. Zoals gezegd is de Afdeling Onderwijs in 1946 afgesplitst van de Afdeling C. De registratuur van deze afdeling is ondergebracht bij hoofdstuk 21. Van de afdeling Belastingen is geen registratuur bewaard gebleven, wel een aantal kohieren en andere stukken betreffende de belastingheffing. Deze zijn ondergebracht onder hoofdstuk 10.2. Van belang is het ook erop te wijzen welke archieven of archiefgedeelten geen deel uitmaken van deze inventaris. Allereerst kunnen de commissies worden genoemd zoals de gemeentewet die kent in de artikelen 45 respectievelijk 60 en 57 respectievelijk 63. De wet maakt hierbij een onderscheid in commissies voor het voorbereiden van besluiten, commissies voor het beheer van bepaalde takken van de huishouding der gemeente en andere commissies. Vóórdat de commissies zouden kunnen worden beschreven zou eerst een onderzoek moeten worden gedaan naar de soort van de commissies. Aangezien dit nogal tijdrovend zou zijn en het tot uitstel zou leiden van de onderhavige inventarisatie, is hiervan afgezien. Voorts maakt het kabinet van de burgemeester geen deel uit van deze inventaris.
Dit archief is reeds in 1980 door H. Jochemsen geïnventariseerd en geldt als afzonderlijke archiefvormer. Ook gemeentelijke diensten zijn niet in deze inventaris beschreven, aangezien zij als afzonderlijke archiefvormers worden beschouwd. Voor een overzicht van deze diensten mag worden verwezen naar het Archievenoverzicht , ook te raadplegen op archief.schiedam.nl Ook moet er op gewezen worden dat de serie hinderwetvergunningen zoals die hier voorkomt in hoofdstuk 14.4 niet compleet is. Behalve het hier beschreven blok is er ook nog een blok waarvan de vergunningen nog actueel waren op het moment dat in 1973 de Dienst Centraal Milieubeheer werd ingesteld als onderdeel van het Openbaar Lichaam Rijnmond. Die serie vergunningen is toen aan genoemde dienst overgedragen. In het jaar 2001 zijn de vergunningen uit laatstgenoemde serie die niet meer actueel waren wederom overgedragen aan het Gemeentearchief. Zij zijn thans in een afzonderlijk blok beschreven. De omvang van de hier beschreven archieven bedraagt totaal 486,35 meter, waarbij het gedeelte gevormd onder verantwoordelijkheid van de secretaris 439 meter bedraagt, dat door de gemeenteontvanger 2,6 en door de ambtenaar van de burgerlijke stand 44,75 meter.

Van de vernietigde stukken zijn verklaringen van vernietiging opgemaakt, ondertekend door de gemeentearchivaris.

Stads-, respectievelijk gemeentebestuur van Schiedam (1798) 1816-1953 (1973)

1. Geschiedenis van de gemeente
1.1 voorgeschiedenis
Onder het devies 'Vrijheid, Gelijkheid, Broederschap' vormden burgers na de Franse inval in januari 1795 in Schiedam een 'Comité Revolutionair'. Tot haar taken rekende het comité het om de oude stadsregering af te zetten, een nieuw voorlopig bestuur te benoemen en er op toe te zien dat er een reglement voor de verkiezingen zou worden ontworpen. Nadat allereerst een voorlopig bestuur van 22 personen uit de burgerij was benoemd, werd in augustus van hetzelfde jaar, na inwerkingstelling van het kiesreglement, een nieuw bestuur onder de naam 'municipaliteit' geïnstalleerd. Dit bestuur bestond uit 18 leden. Bijzonder hieraan was dat dit het eerste gekozen stadsbestuur in de stedelijke geschiedenis was, gekozen via een direct maar getrapt kiesstelsel voor mannen. Eveneens bijzonder was dat bijna de helft van de leden uit (Rooms- en Oud-) Katholieken bestond, een bevolkingsgroep die sinds de zeventiende eeuw niet meer in het stadsbestuur vertegenwoordigd was geweest. Voor het dagelijks bestuur werd een aantal comités in het leven geroepen, zoals die voor algemeen welzijn, waakzaamheid en veiligheid, van fabricage, van financiën etc. De beide staatsgrepen van 1798 maakte aan deze prille “democratie” een einde. De stadsregering werd daarna weer, zoals in vroegere tijden gebruikelijk, van bovenaf in elkaar gezet.
Enkele jaren later, in 1803, kwam er een nieuw reglement voor het stadsbestuur, waarbij formeel ook weer in verkiezingen werd voorzien. Deze hebben echter nooit plaatsgevonden. De stedelijke raad van twaalf leden (waaronder drie katholieken) had echter weinig meer over van het revolutionaire elan en bestond nu vooral uit gematigden. De eerder genoemde comités werden óf opgeheven óf omgevormd tot 'kamers'. In 1808, na de instelling van het Koninkrijk Holland onder Napoleons broer Lodewijk, werd dit bestuur ontbonden en vervangen door een algemeen bestuur met minimale bevoegdheden dat de oude benaming van vroedschap kreeg. In het dagelijks bestuur van burgemeester en wethouders hadden de wethouders nauwelijks méér dan een adviserende stem.
De inlijving van ons land in 1811 bij het Franse Keizerrijk veranderde hieraan, behalve de benamingen ('maire, adjoints, conseil municipal'), verder weinig. Het zwaartepunt van het dagelijks bestuur kwam nog meer bij de maire te liggen; vanaf 1807 Cornelis Nolet en na diens aftreden in 1811 wegens faillissement, bij Cornelis Heereman. Heereman, die nog deel had uitgemaakt van de in 1795 afgezette vroedschap, bleef ook in functie nádat de Fransen ons land eind 1813 verlieten. Als 'president-burgemeester' zat hij vanaf die tijd de uit negentien leden tellende raad voor en presideerde hij het dagelijks bestuur van drie burgemeesteren. Deze nieuwe gemeenteraad kende grotendeels dezelfde namen als die van 1803 en bestond uit leden van de gegoede burgerij. Net zoals bij de oude vroedschap van vóór 1795, werden de leden van de raad voor het leven benoemd. Wél was de wijze van verkiezing anders. Dit gebeurde door een indirect stelsel waarbij de meest welvarende inwoners een 'college van kiezers' kozen. Dit college stemde, ingeval van een vacature, voor een nieuw lid van de raad. Het aantal stemgerechtigden voor het college van kiezers bedroeg rond de vierhonderd op een bevolking van ruim 10.000 personen.
(Noot 1. J.M.M. Jansen, Van revolutionair comité tot algemeen kiesrecht, in Scyedam vol. 25 nr 2 pag. 40 e.v.)
Beschikte de stad tot 1811 over een eigen rechtspraak met een schout als officier van justitie en een college van zeven schepenen als rechtbank voor de criminele, contentieuze en voluntaire zaken, met ingang van 1 mei van dat jaar kwam hieraan een einde. Bij de invoering van de Franse rechterlijke organisatie werd de rechtspraak een rijksaangelegenheid. Dit zou ook na het vertrek van de Fransen zo blijven. Na het uitroepen van Willem I als soeverein en de invoering van de Grondwet in 1814, kregen de gemeenten ingevolge artikel 78 daarvan, opnieuw de opdracht een reglement voor het stedelijk bestuur samen te stellen. (Noot 2. Zie het archief van het Stadsbestuur van 1808 tot en met 1815, inv. nr. 3567.)

1.2 ontwikkeling van de gemeente sinds 1816

Oorspronkelijk bestond de omvang van de stad Schiedam, ook aangeduid met de term 'jurisdictie', uit het binnen de vesten van Noordvest, Broersvest, Westvest, en Vellevest gelegen gebied en sinds 1614 uit het door de Nieuwe Haven en Buitenhaven besloten terrein van de Plantage. Sedert 1495 had de stad ook de jurisdictie van Frankeland in bezit, het ten westen en oosten van de Voor- en Buitenhaven gelegen gebied. Daarnaast bezat de stad een aantal heerlijkheden: sedert 1688 Oud- en Nieuw-Mathenesse en Riviere en sinds 1698 de heerlijkheid Nieuwland c.a. In 1731 kocht de stad de heerlijkheden Pernis, Poortugaal en Hoogvliet, in 1735 en later (gedeelten van die) van Langebakkersoord, Deyffelsbroek, Smalland en Oud- en Nieuw-Engeland. Hoewel de stad van deze heerlijkheden het overheidsgezag in handen had, betekende dit niet dat zij tot de jurisdictie van Schiedam behoorden. Wel had de stad het recht schout, schepenen en andere functionarissen in deze ambachten te benoemen.
Deze heerlijke rechten eindigden in 1795, toen ingevolge de 'Rechten van den mensch en van den burger aan de ingezetenen van alle steden of dorpen (...) toegekend (werd) het recht om hunne stedelijke of dorpsregeeringen te verkiezen'. Hierbij kregen de omliggende gemeenten Oud-Mathenesse, Nieuw-Mathenesse en Nieuwland een eigen 'municipaliteit' of dorpsbestuur. Het Keizerlijk Decreet van 21 oktober 1811, in de tijd dat Nederland deel uitmaakte van het Franse keizerrijk, voegde Oud-Mathenesse en Nieuwland bij de gemeente Schiedam, terwijl Nieuw-Mathenesse bij Kethel kwam.
Deze situatie bleef slechts enkele jaren bestaan en werd ongedaan gemaakt door het Koninklijk besluit van 7 maart 1816 nr. 13, dat de nieuwe indeling van de gemeenten in Zuid-Holland goedkeurde. Volgens deze indeling zouden Nieuw-Mathenesse met Oud-Mathenesse worden verenigd tot zelfstandige gemeente, terwijl daarnaast Nieuwland van Schiedam werd afgescheiden om als zelfstandige gemeente door het leven te gaan. Deze gemeentelijke herindeling ging per 1 april 1817 in. In de tweede helft van de negentiende eeuw onderkende men de noodzaak tot stadsuitbreiding en stimulering van de economie door de aanleg van een havenspoorweg en van grotere havens. Verschillende plannen passeerden in de gemeenteraad de revue, zoals het plan voor een havenspoorweg, het uitbreidingsplan van ingenieur Fijnje en dat van stadsarchitect Van Erkel, maar deze werden alle drie van de agenda afgevoerd. Het enige plan dat in deze periode zou worden gerealiseerd, was het initiatiefvoorstel van de raadsleden J. Nolet en L. Greeve, dat in de zitting van 14 maart 1860 werd aangenomen. Het plan voorzag in de aanleg van de Westerhaven, de bouw van een aanliggende woonwijk aan de Warande en de verbetering van de toestand van het water door aansluiting van de Westerhaven op de Maas via een spuikanaal. Om deze plannen te financieren verkocht men in 1861 de ambachtsheerlijkheden met bijbehorende eigendommen en rechten. (Noot 3. Schmitz pag. 141 e.v. Zie voorts inv. nr. 5225.)
Mogelijkheden voor verdere uitbreiding ontstonden toen bij Koninklijk Besluit per 1 januari 1868 de gemeente Oud- en Nieuw-Mathenesse, en met ingang van dezelfde datum Nieuwland, dat sinds 1855 bij de gemeente Kethel en Spaland had gehoord, bij Schiedam kwamen. Toch zou het nog geruime tijd duren voordat Schiedam hiervan gebruik maakte, allereerst in de zeventiger en tachtiger jaren van de negentiende eeuw door de bebouwing aan en achter de Singel in het voormalige Oud-Mathenesse en voorts in Kortland, deel uitmakend van de voormalige gemeente Nieuwland.
Aan het eind van de negentiende eeuw kwam in het zuiden ook de wijk 'De Gorzen' tot stand in het oorspronkelijke Frankeland. Nieuwe havens kwamen er tussen 1914 en 1916 toen de Wilheminahaven werd gegraven en in 1917 toen de firma Wilton de gelijknamige haven liet graven. Met de werf Gusto, die in 1905 naar Schiedam kwam, de werf Wilton en enkele kleinere werven, nam de metaalnijverheid geleidelijk aan de plaats in van de brandersnijverheid, die aan het eind van de negentiende eeuw in verval was geraakt. Verschillende malen verloor Schiedam gedeelten van haar grondoppervlak aan de gemeente Rotterdam, voor het eerst in 1909, toen gedeelten van de Oud- en Nieuw-Mathenesserpolders en de Keile- en Boschpolders werden afgestaan, een tweede maal per 1 januari 1926 door afstand van het grootste gedeelte van de Nieuw-Mathenesserpolder om daar de Merwehaven te kunnen graven, dit in ruil voor gunstige leveringsvoorwaarden van elektriciteit en van drinkwater 'voor onbepaalde tijd'. Per 1 januari 1934 werd wederom een grenswijziging van kracht, waarbij aansluitende percelen naar Rotterdam overgingen. Ruiling van grondgebied met Rotterdam, om te voorkomen dat beide gemeenten privaatrechtelijke eigendommen op elkaars grondgebied zouden hebben, vond plaats per 1 januari 1941 en nogmaals per 1 april 1953.
(Noot4. Wet van 1 juli 1909, Stb. 243, Wet van 24 december 1925, Stb. 495, Wet van 1 december 1933 Stb. 638, Beschikking Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken 18 december 1940, Wet van 18 maart 1953 Stb. 127. Zie voorts inv. nr. 140, 20 februari 1908, inv. nr. 2646 nr. 96, inv. nrs. 2893-2894 nr. 130, inv. nr. 3017 nr. 274, inv. nr. 3127 nr. 151, inv. nr. 3432 nr. 181. Zie ook inv. nr. 4286, Verzameling verbintenissen 10/17 juli 1922 nrs. 346 en 347. Zie voorts J. Nieuwenhuis, Van poort tot poort, Rotterdam / ‘s-Gravenhage, [1961].)

Ontwikkeling van Schiedam richting het westen, ten zuiden van de Vlaardingerdijk en ten noorden en zuiden van de Burgemeester Knappertlaan, volgde in de eerste vier decennia van de twintigste eeuw, evenals de verdere uitbouw van het 'Singelkwartier'. Met uitzondering van Nieuwland was nu het grootste gedeelte van het toenmalige Schiedam in ontwikkeling gebracht. Het besluit van de secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken van 24 juli 1941 hield in dat de gemeente Kethel en Spaland per 1 augustus van dat jaar 'met één pennestreek' werd opgeheven en voor het grootste gedeelte bij de gemeente Schiedam kwam. Hiervan uitgezonderd werd het merendeel van het grondgebied ten oosten van de spoorlijn Rotterdam-Den Haag, dat naar Rotterdam ging. Na de oorlog is deze maatregel niet meer ongedaan gemaakt, ondanks het feit dat deze annexatie niet bij wet geschiedde. (Noot 5. J.M.M. Jansen en F.M. Verheijen, Inventarissen van de gemeentelijke, kerkelijke en verenigingsarchieven van Kethel, Spaland en Nieuwland, Schiedam 1992, pag. 20, citaat van burgemeester J.J. van der Lip van Kethel en Spaland.) Als eerste naoorlogse uitbreiding gold in 1946 de wijk Tuindorp, op het grondgebied van de voormalige gemeente Kethel en Spaland. In de vijftiger jaren tenslotte volgde de uitbreiding in de voormalige gemeente Nieuwland.

Bestuurlijke organen

Het, ingevolge artikel 78 van de Grondwet in 1814 ontworpen, reglement voor het stedelijk bestuur werd bij Koninklijk Besluit van 5 november 1815 nr. 57 vastgesteld. Op grond hiervan kreeg de stad een raad van negentien leden, voor het leven benoemd uit de 'vroedste en gegoedste ingezetenen'. Een kiescollege van achttien personen koos de raad. Het kiescollege op zijn beurt werd gekozen door díe leden van de burgerij die meer dan twintig gulden in de belasting van de verponding en andere beschreven middelen betaalden. Van dit kiescollege trad jaarlijks eenderde deel af. Tot de voornaamste taken van de gemeenteraad behoorden de vaststelling van de gemeentebegroting en -rekening, het opmaken van een nominatie voor burgemeesteren, benoeming van afgevaardigden ter Provinciale Statenvergadering, het vaststellen van de voorwaarden voor verhuur, verpachting en aanbestedingen, het maken van verordeningen over de 'huishoudelijke belangen' der gemeente, de benoeming van de stadssecretaris en de stadsontvanger, de vaststelling van het aantal en de bezoldiging van overig gemeentepersoneel en het besluiten over vervreemden of verpanden van gemeente-eigendommen. Uit de raad werden drie burgemeesteren benoemd die het dagelijks bestuur van de stad vormden. In de woorden van het reglement van 1816: 'het bestuur en oppertoezigt over al hetgeen de dagelijksche gewone policie, de handhaving der keuren, de beheering der stadsgeldmiddelen, gebouwen en andere eigendommen en de conservatie van stads regten'. (Noot 6. Zie reglement voor het gemeentebestuur van 1815 in inv. nr. 724 nr. 1. Zie voorts inv. nrs. 4320 en 4321.)
Voorts had men het beheer van de stadsgelden, deed men de controle over de werkzaamheden van de stadsontvanger, was men belast met de handhaving van de wet en de openbare orde, waarvoor men de beschikking had over de stedelijke schutterij. Ook had men het toezicht op de stedelijke instellingen van weldadigheid en benoemde men lagere ambtenaren. Eén van de burgemeesteren fungeerde tevens als ambtenaar van de burgerlijke stand. Van het college van burgemeesteren, waarvan één lid met de titel president-burgemeester het college en de gemeenteraad voorzat, trad jaarlijks een lid af.
In zijn plaats benoemde de koning een nieuw lid uit een door de gemeenteraad gemaakte nominatie van drie leden. Het Koninklijk Besluit van 6 juni 1821 nr. 57 bepaalde dat de bestaande reglementen voor de stedelijke besturen zouden worden vervangen. (Noot 7. Kocken pag. 285. )
In elke stad diende een commissie in het leven te worden geroepen voor de herziening van het plaatselijke reglement. Het Schiedamse voorstel werd bij Koninklijk Besluit van 4 januari 1824 nr. 108 vastgesteld. De belangrijkste wijzigingen waren de volgende: de gemeenteraad bestond voortaan uit zeventien leden, die ook weer door een college van kiezers, ditmaal van dertig leden, werden gekozen. Het dagelijks bestuur bestond voortaan uit een college van één burgemeester en twee wethouders, die uit de gemeenteraad door de koning werden benoemd. De burgemeester kon echter ook buiten de raad om worden benoemd. De gemeenteraad werd het recht ontnomen zelf de gemeentesecretaris te benoemen. Hij werd voortaan na twee voordrachten, namelijk van de raad en van het college, door de koning benoemd. Gemeenteraadsleden werden nog steeds voor het leven benoemd, de leden van het college voor zes jaar, waarvan er om de twee jaar één aftrad. De burgemeester nam de taak van de vroegere president-burgemeester als voorzitter van de raad en van het college over. Wat de taken en bevoegdheden van raad en college betreft veranderde er verder weinig. (Noot 8. Inv. nr. 4318, Reglement voor het bestuur der stad Schiedam, 1825.)
Landelijke uniformiteit werd bewerkstelligd door de grondwetsherziening van 1848, die een einde maakte aan de steeds opeenvolgende reglementen voor het plaatselijk bestuur. Aan het hoofd van de gemeente kwam een rechtstreeks gekozen raad. De raad kreeg 'de regeling en het bestuur van de huishouding der gemeente'. De voorzitter werd buiten de leden door de koning benoemd. De gemeentewet van 1851 gaf een verdere uitwerking. De leden van de raad werden oorspronkelijk voor zes, vanaf 1919 voor vier jaar benoemd. De omvang van de raad varieerde met het inwonertal, van 15 in 1851 tot 35 in 1954. De vergaderingen van de raad maar ook de geschreven neerslag daarvan waren met invoering van de wet openbaar. Uit zijn midden koos de raad, afhankelijk van het inwonertal, een aantal wethouders. Met de burgemeester voerden de wethouders het dagelijks bestuur van de gemeente, terwijl de burgemeester als afzonderlijk functionaris verantwoordelijk was voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Het vervullen van de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand behoorde niet meer tot de werkzaamheden van de burgemeester (zie verder onder 3.2 betreffende de ambtenaar der burgerlijke stand). Deze functionaris werd allereerst uit en door de raad benoemd, terwijl slechts de burgemeester, als enige persoon buiten de raad, als zodanig benoembaar was. Vanaf 1904 konden ook andere personen buiten de raad in deze functie benoemd worden. Gedurende de gehele verdere periode zijn de op de Gemeentewet gebaseerde bestuursvormen, zoals voorkomend in deze inventaris, verder ongewijzigd gebleven. Voor wat betreft de taakstelling van genoemde organen wordt verwezen naar de wet.


Overzicht van de verhandelde zaken door de verschillende secretarieafdelingen zoals genoemd in het gemeenteverslag van 1932.

Algemeene zaken (Stadhuis, Groote Markt) [Afdeling A]
• Gemeentebestuur (notulen Raad en Burgemeester en Wethouders), commissiën en instellingen, personeelszaken, gemeenteverslag, gemeentebladen, koop en verkoop, huur en verhuur, erfpacht, aanbestedingen, kadaster, cyclostylewerk, legalisatie van handteekeningen, arbeidsgeschillenwet, armwezen, bioscoopwet, boterwet, drankwet, geldschieterswet, geneeskundige wetten, hinderwet, jachtwet, krankzinnigenwet, luchtvaartwet, motor- en rijwielwet, onteigeningswet, openbare middelen van vervoer, pandhuiswet, stoomwet, vaccinatiën, veewet, veiligheidswet, verkiezingen (met uitzondering van het opmaken der kiezerslijsten en het verzenden der oproepingen), visscherijwet, vleeschkeuringswet, vogelwet, waarborgwet, warenwet, waterstaatswetten, wegenwet, werkverschaffing, woningwet, ijkwet.

Bevolking Burgerlijke Stand en Militaire zaken (Nieuwstraat 26) [Afdeling B]
• Bevolking, burgerlijke stand, militaire zaken, opmaken kiezerslijst, verzenden oproepingskaarten, bewijzen van Nederlanderschap, paspoorten, bewijzen van onvermogen, trekhondenwet, begraafplaatsen, woonwagens, arbeiderskaarten.

Financiën en Onderwijs [en Personeelszaken] (Nieuwstraat 26) [Afdeling C]
• Financieele aangelegenheden, onderwijswetten, pensioenwet, ambtenarenwet, ziektewet, ongevallenwet, invaliditeitswet, krankzinnigenwet (verplegingskosten, bijdragen, subsidies) wet financieele verhouding tusschen Rijk en Gemeenten, algemeene personeelsaangelegenheden, salarieering gemeente- en onderwijspersoneel, subsidie-aanvragen en -bepalingen, verzekering gemeente-eigendommen, wettelijke aansprakelijkheid, motorschaderegeling.

Belastingen (Nieuwstraat 30)
• Belastingzaken, leerplicht, schoolgelden, vermakelijkheidsvergunningen, collecten, loterijen.

I. Lijst van burgemeesters
• C. Heereman 1811 - 1825 (van 1816-1824 president-burgemeester)
• J. Burgerhoudt 1825 - 1827
• P. Brillenburg 1828-1831
• J. Loopuyt 1831-1844
• S. Rijnbende 1844-1851
• C.A. van Bol'Es 1851-1854
• L. Knappert 1854-1866
• P.J. van Dijk van Mathenesse 1866-1894
• H.J. Versteeg
• M.A. Brants 1906-1910
• M.L. Honnerlage Grete 1910-1919
• A. Gijsen 1919-1929
• H. Stulemeyer 1929-1935
• F.L.J. van Haaren 1935-1941
• D.G. Draayer 1941-1945
• K. Bosch (waarnemend) 1945
• P.B.M. Alberts (waarnemend) 1945
• J.W. Peek 1946-1965


3. Archiefgenererende organen

3.1 (uiteindelijk) behorend tot de secretarie
a. gemeentesecretaris
Het reglement voor de stad van 1815 bepaalde dat de secretaris door de raad zou worden benoemd uit een voordracht van drie personen. Het was eveneens de raad die in 1816 een instructie voor hem vaststelde. Met betrekking tot de archiefvorming kreeg hij de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de registers van de vergaderingen van de gemeenteraad en het college van burgemeesteren, van door het stadsbestuur gepasseerde akten, van alle brieven en van 'alle instrumenten welke tot de administratie der stedelijke zaken betrekking hebben'. Voorts was hij verantwoordelijk voor de geheimhouding van stedelijke besluiten en voor het toezicht op de administratie van de burgerlijke stand. Hij gaf leiding aan de klerken ter secretarie en was verantwoordelijk voor het beheer van het archief. Tenslotte was hij verantwoordelijk voor de administratie van de ontvangen leges. Het stedelijk reglement van 1824, waarbij bepaald werd dat de secretaris door de koning zou worden benoemd uit een voordracht van 4 personen, veranderde niets aan de instructie van 1816. (Noot 9. Zie reglement voor het gemeentebestuur van 1815 inv. nr. 724 nr. 1; inv. nr. 4318 Reglement voor het bestuur der stad Schiedam, 1825; Instructies voor de gemeentesecretaris van 1816, 1851 en 1872 in inv. nr. 4430. ) De gemeentewet van 1851 gaf de gemeenteraad wederom de benoeming van de secretaris, hetgeen de aanleiding was voor hem een nieuwe instructie vast te stellen. Hierin werd allereerst bepaald dat hij onder het college aan het hoofd van de secretarie stond. Deze dienst bestond toen nog uit drie klerken, afgezien van het personeel van het bureau van de gemeenteontvanger en van de stedelijke middelen, van het college van wijkmeesters en van de ambtenaren voor het opmaken van de kadastrale registratie. Op het punt van de archiefvorming luidde de instructie als volgt: 'Hij is verantwoordelijk voor het aanleggen en bijhouden van alle aldaar vereischte registers, boeken, lijsten, en dergelijke; voor de bewaring daarvan en van alle aldaar in bewaring gebragte, overgelegde of ter inzage nedergelegde stukken'. Bovendien werd hij, zoals ook in de Gemeentewet was bepaald, verantwoordelijk gehouden voor het archiefbeheer en -bewerking, waarover hij jaarlijks verslag diende te doen. Afgezien van een minimale wijziging betreffende de openstelling van de secretarie in 1872, is deze instructie formeel tot 1997
(Noot 10. Zie Verzameling Raadsstukken 1997 nr. 189. ) in gebruik geweest, zij het dat het archiefbeheer in 1897 naar de gemeentearchivaris overging, die hiervoor in 1924 een eigen instructie kreeg.

Lijst van gemeentesecretarissen
•S.H. Vernède 1789 - 1836
•A. Vernède 1836-1867
•A.W. Mulder 1867-1891
•S.A. Vernède 1891-1900
•G.J. Bisschop 1900-1901
•J. Wijtema 1901-1903
•A.F.V. Sickenga 1903-1938
•N.J. Post 1938-1961


b. ambtenaren der stedelijke middelen

Voor de invordering van de plaatselijke belastingen of 'stedelijke middelen' kende de stad, blijkens het stedelijk reglement van 1816, collecteurs wier administratie elke drie maanden door burgemeesteren werd onderzocht. Controle op de ontvangst van de stedelijke middelen en met name van de accijnzen werd uitgeoefend door commiezen, die een opsporingstaak hadden onder leiding van een eerste commies. Ontdekking van fraudegevallen moest worden doorgegeven aan de ontvangers. Aangezien er kennelijk nogal eens conflicten waren tussen de eerste commies en zijn ondergeschikten, volgde in 1818 de aanstelling van een 'directeur' der stedelijke belastingen, wiens voornaamste taak het was toezicht te houden op de juiste invordering en op het personeel van de stedelijke middelen. Wekelijks deed hij controle in de boeken en registers van de ontvangers. In 1830 verving men de titel directeur door die van 'inspecteur', waarvoor ook een nieuw reglement werd vastgesteld. Ook hij had in de eerste plaats een taak op het gebied van de 'surveillance' en gaf leiding aan alle lagere ambtenaren der stedelijke middelen. Van een aantal nader omschreven belastingen moest hij wekelijks dan wel maandelijks opgave doen aan het college, evenals van het aantal uitgeschreven bekeuringen. (Noot 11. Artikel 57 van het Stedelijk reglement van 1816. De instructie voor de commiezen, directeur en inspecteur in inv. nr. 4428. Zie voorts inv. nr. 376 nr. 4. )
Tot 1853 waren er twee ontvangers: één voor de huurwaarde der vaste panden en één voor de overige belastingen. In genoemd jaar werden beide functionarissen in één persoon verenigd, die, ter onderscheiding van de gemeenteontvanger, de titel 'subontvanger' kreeg. In 1861 verviel ook dit onderscheid, toen de subontvanger tevens gemeenteontvanger werd. Daarnaast was er nog steeds een inspecteur en waren er 14 commiezen. De wijziging in het stelsel van plaatselijke belastingen in 1865, met de afschaffing van de gemeentelijke accijnzen, was de oorzaak van de veranderingen in de formatie van het personeel der stedelijke middelen. De functie van inspecteur wordt sinds 1866 in het geheel niet meer genoemd. In plaats daarvan kwamen er drie schatters voor de plaatselijke directe belastingen. Het aantal commiezen, die nu geen controletaak meer hadden op de invordering van de accijnzen, verminderde men tot zes. De gemeenteontvanger was dus sinds 1861 tevens archiefvormer met betrekking tot de plaatselijke belastingen. Sinds 1898 hadden de schatters alleen nog een functie in verband met de handel in sterke drank, terwijl in 1906 boven de commiezen een controleur van de stedelijke middelen werd aangesteld. In 1917 kwam er ook een tweede controleur en werden de commiezen, ooit de meest gevreesde belastingambtenaren, als medewerkers bij het bureau van de gemeenteontvanger ondergebracht. Een jaar later wordt de afdeling belastingen een onderdeel van de gemeentesecretarie, waarmee de gemeentesecretaris formeel archiefvormer der plaatselijke belastingen wordt. De afdeling werd vanaf 1918 geleid door een hoofd met de titel van inspecteur. In 1936 wordt deze titel voor de tweede maal afgeschaft en krijgt een commies, later hoofdcommies, de leiding van deze secretarieafdeling, onder andere bestaand uit meerdere adjunct-commiezen, een deurwaarder etc. Voor een overzicht van de in de verschillende perioden geheven gemeentelijke belastingen verwijs ik naar hoofdstuk 10.2. van de inventaris. Voor de geschiedenis en de ontwikkeling van deze belastingen volstaat een verwijzing naar de bestaande literatuur.
(Noot 12. J. van der Poel, Symen betaal, Alphen a/d Rijn 1966; A.C.J. de Vrankrijker, Geschiedenis van de belasting, Bussum 1969; N.J.P.M. Bos en R.C.J. van Maanen, Fiscale Bronnen: structuur en onderzoeksmogelijkheden, Zutphen 1993. )

Lijst van gemeenteontvangers
•J. van der Hoeven Abz. 1810 - 1861
•A. Kerdel 1861-1864
•S.C. van Pelt 1864-1877
•W. Beffers 1877-1894
•C.R. Bentfort 1895-1896
•W.D. van Damme Jalink 1896-1916
•A. Koper 1916-1929
•P.J.M. Meijer 1929-1960


c. college van wijkmeesters

Met het oog op de toenemende stroom van 'vreemde, onbekende en geringe persoonen en familien' naar de stad en het daardoor frequentere beroep op de stedelijke armenkamer, vaardigde het stadsbestuur in 1722 een ordonnantie uit voor een college van wijkmeesters, waarvan het de voornaamste taak was 'het houden van exacte en pertinente lijste van alle de persoonen en familien'. Afschriften van deze lijsten dienden desgevraagd afgegeven te worden aan burgemeesteren. Wijkmeesters hielden er toezicht op dat geen uytheemse vreemde onbekende en geringe persoonen van buyten alhier koomen woonen. De stad werd hiervoor verdeeld in vijf, vanaf 1784 in zeven wijken en de wijken in smaldelen. Voor elk smaldeel werd een wijkmeester benoemd. Met uitzondering van een lijst over de periode 1804 tot 1807 en twee registers uit resp. 1699 en 1784 is overigens niets van de oudste wijkmeesteradministratie bewaard gebleven. (Noot 13. Archief van het Stadsbestuur tot 1795, inv. nr. 322 fol.56v, 3 december 1721 en inv. nrs. 398, 399. Zie voorts de Ordonnantie op het wijkmeesterschap van 1784 en wijziging van 21 februari 1805 en de keuren nrs. 52 en 99 in het archief van het Stadsbestuur tot 1795, inv.nrs. 3807-3808. Zie ook het archief van het Stadsbestuur van 1803 tot 1808, inv. nr. 3217)
Iets meer dan honderd jaar na de eerste instructie, in 1826, moest geconstateerd worden dat de eens zo nuttige instelling van het wijkmeesterschap zijn functie niet meer naar behoren vervulde, reden waarom er een nieuw reglement kwam. Het college, nu bestaand uit acht personen exclusief een secretaris, kreeg als voornaamste taak 'naauwkeurige aantekeningen te houden van de woonplaatsen der inwoners dezer stad en van de veranderingen welke daaromtrent plaats hebben'. Hiervoor diende een register te worden aangelegd van alle huizen, namen en beroepen van de bewoners. De stad werd, evenals in 1784, verdeeld in zeven wijken, genummerd A tot en met G, waarbij per wijk twee wijkmeesters verantwoordelijk waren voor de administratie. Het resultaat hiervan waren de 'wijkregisters', zoals beschreven onder hoofdstuk 5.1 van de inventaris. Een wijziging van de ordonnantie op het wijkmeesterschap in 1850 bracht het aantal wijkmeesters op negen, inclusief een president-wijkmeester, waarnaast nog een secretaris fungeerde. Als belangrijkste taak gold nu 'al datgene te verrigten, wat kan strekken tot het geregeld in orde houden van de wijkregisters (...) welke moeten dienen tot grondslag der bevolkingsregisters'. Hoewel dit artikel onderscheid maakte tussen wijk- en bevolkingsregisters, zou het tot ongeveer 1861 duren voordat er bevolkingsregisters kwamen, waarmee tegelijkertijd een einde kwam aan de vier series wijkregisters die vanaf 1827 waren bijgehouden. (Noot14. Archief van het Stads-, respectievelijk Gemeentebestuur 1816-1953, inv. nr. 4089 nr. 278 ('Reglement voor het college van wijkmeesteren', vastgesteld 10 mei 1850). Zie inv. nrs. 4500-4708.)
Deze verandering had te maken, enerzijds met de opheffing van het college per 1 januari 1861, aangezien het niet langer aan zijn doel beantwoordde, anderzijds met de nieuwe landelijke voorschriften voor de bevolkingsregistratie. De voormalige secretaris van het college droeg nu als enige de titel van wijkmeester en kreeg de taak de registers bij te houden.(Noot 15. Zie KB van 3 november 1861 Stb. nr. 94 en Provinciaal Blad van 24 november 1861 nr. 110. Zie inv. nrs. 4180 en 4181, Jaarverslagen der gemeente over 1860 en 1861. )
Deze titel zou de toenmalige functionaris tot aan zijn pensionering in 1891 gebruiken, waarna er een afdeling burgerlijke stand en bevolking aan de gemeentesecretarie zou worden toegevoegd met een commies, een adjunct-commies en een eerste en een tweede klerk. Formeel was vanaf die tijd de gemeentesecretaris de archiefvormer van de bevolkingsadministratie.


d. ambtenaren voor het bijhouden van de kadastrale registratie

Per 1 oktober 1832 voerde het rijk, als hulpmiddel bij de heffing van de grondbelasting, het kadaster in. Ten behoeve van de eigen gemeentelijke dienst en van het publiek ontvingen de gemeenten, op basis van vrijwilligheid en tegen betaling, een dubbele set van de kadastrale bescheiden, bestaande uit afschriften van de leggers, de oorspronkelijke- en 'suppletoire' (aanvullende) aanwijzende tafels, een overzichtskaart van de sectie- en bladindelingen en afschriften van de 'gemeenteplans', de kopieën van de kadastrale kaart van de gemeente. Jaarlijks werden zowel de leggers als de plans bijgewerkt, de leggers aanvankelijk nog door de Schiedamse wijnkoper Jan Daniel Pigeaud (1800-1853), de plans door ambtenaren van het kadaster te Rotterdam, die vanaf 1854 beide bronnen bijwerkten. Zoals later ook artikel 205 h (later 240 h) van de gemeentewet 1851 voorschreef, werden jaarlijks bedragen begroot voor deze werkzaamheden. Waren de ambtenaren dus niet in gemeentelijke dienst, de kadastrale archivalia behoorden wel tot het archief van de gemeente, waarvan het beheer onder de secretaris viel. (Noot 16. P. Kruizinga, De kadastrale leggers en aanverwante bronnen, 1812-1990, in Broncommentaren 3, Den Haag 199. Zie voorts Gemeenterekeningen 1832-1854 inv. nrs. 5363-5385.)


e. controleur op de echtheid van Schiedamse jenever

Toen aan het eind van de negentiende eeuw de Schiedamse moutwijnindustrie in toenemende mate onder druk kwam te staan door de concurrentie van op goedkopere wijze geproduceerde jenever uit melassespiritus, vervaardigd uit afvalstoffen van de suikerindustrie, verenigden de traditionele branders zich in de 'Brandersbond'. Deze bond stond het behoud voor van het oorspronkelijke branderambacht, waarbij van graan vervaardigde moutwijn de basis vormde voor de jenever. Een van de vele initiatieven van deze bond was het verzoekschrift aan de gemeente op 24 februari 1900 tot het invoeren van een controle op de echtheid van jenever. Het gemeentebestuur moest de echtheid garanderen, waardoor het onmogelijk zou worden op spiritusbasis gestookte jenever als echt Schiedams te verkopen. Het college stelde de raad voor in te stemmen met het verzoek van de bond en om een verordening vast te stellen op de controle. De raad benoemde vervolgens een commissie van afgevaardigden uit de moutwijnindustrie om alle mogelijke bezwaren te onderzoeken. In de raadsvergadering van mei 1901 besprak men het rapport van de commissie, waarna tot het principe van de echtheidsgarantie werd besloten. De echtheid zou worden gegarandeerd door van gemeentewege verstrekte etiketten, getekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris. In dezelfde vergadering werd de 'Verordening tot regeling van de (...) uit te oefenen controle op de echtheid van Schiedamse jenever' vastgesteld. Volgens deze verordening zou de controle worden uitgeoefend door een of meer door de raad te benoemen ambtenaren met de titel van controleur, die werkten volgens een door het college vastgestelde instructie. Als de belangrijkste werkzaamheden van de controleur noemde de instructie het toezien op de naleving van de verordening, raadpleging van de peilrekeningen en het controleren van de registers van de betreffende branders, het wekelijks aan het college kennis geven van gedane opnames en het bijhouden van registers van verantwoorde en afgegeven etiketten. Het controleurschap was oorspronkelijk een nevenfunctie van de eerste commies der stedelijke middelen, tussen 1915 en 1932 van de marktmeester en eerste adjunct-gemeentebode en na die tijd van de adjunct-commies (later hoofd) van de afdeling plaatselijke belastingen. Overigens werd in 1967 de functie van controleur opgeheven, aangezien toen de laatste ter controle staande brander-distillateur niet meer aan de voorwaarden van de verordening kon voldoen. (Noot 17. Zie inv. nrs. 7742 e.v. en Jaarverslagen der gemeente over 1901-1954, inv. nrs. 4203-4255. Zie C. Dirkzwager, De geschiedenis van de gemeentelijke controle op de echtheid van Schiedamschen jenever, Schiedam 1942 en voorts C.H. Slechte, Het zegel dat geen uitkomst bracht, in Musis vol. 2, 1996 nr. 5 pag. 123-125. In 1987 werd de functie van controleur opnieuw in het leven geroepen bij de introductie van Notaris-jenever.)


3.2 niet behorend tot de secretarie

a. gemeenteontvanger

Het bestuursreglement van 1815 bepaalde dat de raad de gemeentelijk ontvanger benoemde en voor hem een instructie vaststelde. Hij was verantwoordelijk voor de ontvangst, invordering, bewaring en uitgave van alle stedelijke geldmiddelen. Wat betreft de archiefvorming bepaalde zijn instructie, vastgesteld in 1816, dat hij verantwoordelijk was voor de boekhouding van de stedelijke middelen als het sluis-, brug- diep- en marktgeld en voor het opmaken van de gemeenterekening. Voorts diende hij viermaal per jaar zijn boekhouding te laten controleren, die bestond uit staten van ontvangst en uitgaaf en voorts uit 'journalen, blaffers, registers en quitantien'. Het was hem verboden enige boeken of papieren uit handen of ter inzage te geven dan aan burgemeesteren of leden van de raad. Het bestuursreglement van 1824, hoewel uitgebreider van redactie, veranderde niets wezenlijk aan de positie van de ontvanger, wiens instructie van 1816 dan ook ongewijzigd bleef. Ook hier was de gemeentewet van 1851 de reden voor het opstellen van een nieuwe instructie. De wet formuleerde zijn taken als de invordering van de inkomsten en ontvangsten en het doen van alle betalingen van de gemeente, waarvan hij jaarlijks verantwoording moest doen. In zijn instructie wordt nader ingegaan op de archiefvorming. Hij moest de door B & W te ondertekenen bevelschriften van betaling opmaken, een gewaarmerkt journaal van ontvangsten en uitgaven bijhouden en een grootboek opmaken onder hoofden van de begroting. Voorts was hij belast met het beheer van deze administratie. Aan B & W moest hij maandelijks een 'borderel' van de staat van zijn kas overhandigen. De nieuwe instructie van 1893 sprak over registers, boeken en papieren en van een in drievoud opgemaakte inventaris hiervan. Als registers noemde de instructie een gewaarmerkt dagboek, een grootboek, een kasboek met het wekelijkse slot van de lopende diensten, een register van pensioenen en wachtgelden en alle verdere nodig geoordeelde boeken. Andere genoemde archivalia zijn een jaarstaat van nalatigen in de belastingen, week- en maandstaten en de gemeentebegroting en -rekening. In de instructie van 1909 wordt het register van pensioenen niet meer genoemd, maar is wel sprake van 'een register van al de gehouden wordende boeken'. In de laatste in deze periode vastgestelde instructie, die van 1929, is nog slechts sprake van 'de boeken en registers op zijn kantoor', die hij in de brandkast diende te bewaren.
(Noot 18. Instructies voor de gemeenteontvanger in inv. nr. 724 nr. 1: Reglement voor de regering der stad Schiedam van 1816, inv. nr. 4318: Reglement voor de regering der stad Schiedam van 1824, inv. nrs. 4430 (1816), 4089 nr. 300 (1852), 4091 nr. 421 (1865), 4101 nr. 6 van 1877, 4103 nr. 17 van 1893 en 13 van 1894, 4106 nrs. 6 van 1909 en 24 van 1910, 4107 nrs. 65 van 1911 en en 26-27 van 1915, 4108 nrs. 26 en 41 van 1917, 4109 nr. 61 van 1919, 4110 nr. 43 van 1922 en 4111 nr. 13 van 1929.)

Een nadere specificatie van de boekhouding was ook niet meer nodig sinds de wet van 30 december 1909 (Stb 416) een geregelde boekhouding voorschreef. In 1924 werd een regeling van kracht die meer landelijke uniformiteit creëerde, namelijk de 'Boekhoudvoorschriften', die nog nader werden aangescherpt door de Begrotings- en Rekeningsvoorschriften van 1931 (Stb. 395). In 1951 tenslotte werden de nieuwe 'Boekhoudvoorschriften' voor gemeenteontvangers van kracht (Stb. 337).

b. ambtenaar van de burgerlijke stand

Na de inlijving van Nederland bij het Franse Keizerrijk, werd per 1 maart 1811 de Franse wetgeving in ons land van kracht. Dit gold in principe ook voor de burgerlijke stand, de overheidsregistratie van geboorte-, huwelijks- en overlijdensaangiften. Toch werd in Schiedam de eerste huwelijksakte pas op 23 juni van dat jaar opgemaakt, terwijl de geboorte-, en overlijdensakten zelfs nog een maand later beginnen. Als ambtenaar van de burgerlijke stand fungeerde oorspronkelijk de 'maire' of diens adjunct, na het vertrek van de Fransen in 1813 een van de burgemeesteren, vanaf 1824 de burgemeester. Het in 1838 van kracht geworden Burgerlijk Wetboek bepaalde dat een of meer ambtenaren der Burgerlijke stand uit en door de plaatselijke besturen werden benoemd. De burgemeester hield hiermee op als ambtenaar van de burgerlijk stand te fungeren. Dit werd pas weer mogelijk met ingang van de Gemeentewet 1851, volgens welke de raad een of meer personen uit zijn midden zou benoemen, terwijl daarnaast de burgemeester, als enig niet-raadslid, tot ambtenaar benoembaar was. Ook na wijziging van het Burgerlijk Wetboek in 1879, waarin voorgeschreven werd dat het gemeentebestuur één of meer ambtenaren van de burgerlijke stand benoemt, zonder onderscheid te maken of dit nu personen zijn van binnen of van buiten dat gemeentebestuur, bleef de burgemeester formeel benoembaar, aangezien de Gemeentewet op dit punt eerst in 1904 werd aangepast. Tevens werd nu bepaald dat tenminste twee ambtenaren van de burgerlijke stand moesten worden benoemd. Schiedam kende in dat jaar reeds vier van deze ambtenaren, terwijl er in 1953, het eindjaar van deze inventaris, zestien waren. Aangezien de ambtenaar zijn verplichtingen alleen in de wet vindt en hij dus een zelfstandig ambt bekleedt, kunnen hem wettelijk geen bevelen worden gegeven door anderen, dus ook niet door de gemeentesecretaris. De ambtenaar van de burgerlijke stand moet echter niet verward worden met de ambtenaren 'ten dienste' van de ambtenaar der burgerlijke stand. Die waren wel degelijk ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en behoorden tot het reguliere secretariepersoneel, sedert 1891 tot de afdeling B der secretarie. (Noot 20. C.E. Vaillant, Handboek voor den ambtenaar van den burgerlijken stand, Amsterdam 1842-2, G.L. van den Helm, Handboek voor den ambtenaar van den burgerlijken stand, Den Haag 1881, A.J.G.P. Septer, Beknopt leerboek voor den burgerlijken stand, Alphen aan den Rijn, 1940, R.F. Vulsma, Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister, ‘s-Gravenhage 1988. Inv. nrs. 8605 e.v. )


4. Archiefvorming van de secretarie en van de gemeenteontvanger

4.1 ambtenaren respectievelijk afdelingen ter secretarie vanaf 1816

De ambtenaar direct onder de secretaris was oorspronkelijk de 'gezworen commies' of 'eerste klerk' wiens belangrijkste taken er in bestonden de secretaris te vervangen in de raad en het college, het archief op een geregelde orde te houden, uitgaande stukken te collationeren en uittreksels van de burgerlijke stand te verstrekken. (Noot 21. Zie inv. nr. 4428, Instructie voor de gezworen commies van 1816.) Zoals dat al in de achttiende eeuw het geval was, waren onder hem twee, vanaf 1847 drie klerken werkzaam. In 1852 veranderde de titel van de eerste klerk in 'griffier', terwijl de tweede klerk nu eerste klerk ging heten etc. Deze titel bleef bestaan tot 1867 toen de zittende functionaris tot gemeentesecretaris werd benoemd. De hoogste ambtenaar onder de secretaris heette nu gewoon weer eerste klerk. In hetzelfde jaar kwam er een vijfde, drie jaar later ook een zesde klerk. Twee van de klerken waren toen in het bijzonder belast met werkzaamheden ten behoeve van de burgerlijke stand. In 1882 kreeg de eerste klerk de benaming van hoofdcommies, de overige klerken die van commies. Na de opheffing van de functie van wijkmeester in 1891 (zie hoofdstuk 3.1.c van deze inleiding) ontstond aan de gemeentesecretarie de 'afdeling burgerlijke stand en bevolking', ter onderscheiding waarvan de andere secretarieafdeling zou worden aangeduid met de benaming 'algemene secretarie' of als afdeling 'algemeene zaken'. De bezetting van deze laatste afdeling bestond nu uit een hoofdcommies, een commies, een adjunct-commies en een eerste en tweede klerk. Twee jaar later werd de militie- en schutterijadministratie van algemene zaken overgeheveld naar de afdeling burgerlijke stand en bevolking. In 1894 ontstond er ook een afdeling financiën door de overplaatsing van de eerste beambte ten kantore van de gemeenteontvanger naar de secretarie. Reden hiervoor was de door de wethouder van financiën uitgesproken wens, alle zaken die de gemeentefinanciën betreffen en waarvan de behandeling niet wettelijk aan de gemeenteontvanger was opgedragen, door een afzonderlijke afdeling te doen behandelen. In hoeverre deze wens verband hield met verdenkingen tegen de ontvanger, die nog in hetzelfde jaar zou worden ontslagen wegens een kastekort van ruim ƒ 81.000, is niet geheel duidelijk maar wel waarschijnlijk. (Noot 22. Zie inv. nr. 245, 3 november 1893 fo 281 en inv. nr. 247, 31 januari 1895. Zie inv. nrs. 4479-4481. Zie voorts Schmitz pag. 226 en ALT pag. 241.)

De nieuw opgerichte secretarieafdeling werd aangeduid met de benaming 'afdeeling C' naar het woord comptabiliteit. Er waren nu dus drie secretarieafdelingen te weten de afdeling A (algemene zaken), B (burgerlijke stand, bevolking en militaire zaken) en dus C. In 1918 tenslotte kwam hier de afdeling belastingen en schoolgelden bij (zie hoofdstuk 3.1.b van deze inleiding). Zou de organisatie van de secretarie hierna lange tijd ongewijzigd blijven, wel zouden er wijzigingen komen in de taakvelden van de afdelingen. In 1922 werd aan de afdeling C namelijk het bureau Onderwijs toegevoegd en in 1931 ook het bureau Personeelszaken, dat algemene personeelsaangelegenheden en pensioenen te behandelen kreeg. In het Gemeenteverslag van 1932 worden de volledige taakvelden van de secretarieafdelingen beschreven , waaruit blijkt dat de afdeling B nu ook de onderwerpen kiezerslijsten, trekhondenwet, begraafplaatsen, woonwagens en arbeidskaarten behandelde. De afdeling Belastingen behandelde de taakvelden belastingzaken, leerplichtwet, schoolgelden, vermakelijkheidsvergunningen, collecten en loterijen. De afdeling A tenslotte behandelde alle overige zaken die niet door beide andere secretarieafdelingen werden behandeld, inclusief personeelszaken (met uitzondering van algemene personeelsaangelegenheden en pensioenen, behandeld door de afdeling C) en verkiezingen (met uitzondering van kiezerslijsten en oproepingskaarten, behandeld door de afdeling B). Een tijdelijke secretarieafdeling ontstond na de annexatie van de gemeente Kethel en Spaland, toen er in het raadhuis van deze voormalige gemeente een hulpsecretarie kwam onder leiding van de laatst gewezen secretaris. In 1945 werd deze afdeling geïntegreerd in de bestaande secretarieafdelingen, terwijl de voormalige secretaris van dit dorp werd aangesteld aan de afdeling A met de rang van commies. Een laatste wijziging vond plaats in 1946, toen het bureau onderwijs van de afdeling C werd afgescheiden en als afzonderlijke secretarieafdeling ging fungeren. Hiermee kwam het aantal secretarieafdelingen op vijf. In 1953 bestond de secretarie derhalve uit de afdeling Algemene Zaken met 11 ambtenaren, de afdeling Bevolking, Burgerlijke Stand en Militaire Zaken met 17 ambtenaren, de afdeling C met de bureaus Financiën en Personeelszaken met in totaal 13 ambtenaren, de afdeling Onderwijs met 6 ambtenaren en de afdeling Belastingen met 10 ambtenaren. Het geheel werd gecompleteerd met twee boden. Daarnaast bestonden er een aantal bureaus waarvan de archieven geen onderdeel uitmaakten van het secretariearchief, zoals het Bureau Huisvesting, (Noot 23. Het Bureau Huisvesting werd in 1944 in het leven geroepen als onderafdeling van de afdeling B, doch ging al spoedig als zelfstandig bureau verder in verband met de steeds uitbreidende werkzaamheden. Het werd in 1994 opgeheven ingevolge de in dat jaar van kracht geworden Huisvestingswet. Het archief van het bureau is vernietigd, met uitzondering van het bestand aan woningrapporten over de periode 1947-1965; archief van het Bureau Huisvesting. Zie inv. nr. 4246 en het Rotterdams Dagblad editie Waterweg van 7 en 8 juni 1994.) het kantoor van de Gemeenteontvanger, het kantoor van de Gemeenteaccountant en voorts de gemeentelijke diensten als Gemeentewerken, Sociale Zaken, Ziekenhuis, Politie, Brandweer etc., die als afzonderlijke archiefvormers fungeerden.
(Noot 24. Voor de bezetting van de secretarie over de periode 1815 tot 1851, zie de gemeenterekeningen over die jaren, inv. nrs. 5346-5382. Voor latere jaren zie inv. nrs. 4180-4255 en voorts het archief van het Gemeentebestuur van Kethel en Spaland, inv. nrs. 1089-1092.)

Schematisch ziet de ontwikkeling van de secretarie er als volgt uit:

De gemeentesecretaris
1815-1891 Secretarie
1891 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand en Bevolking
1893 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie en Schutterij
1894 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie en Schutterij Afdeling C. Comptabiliteit
1918 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking en Militaire Zaken Afdeling C. Financiën Afdeling Belastingen
1922 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking en Militaire Zaken Afdeling C. Financiën en Onderwijs Afdeling Belastingen
1931 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking en Militaire Zaken Afdeling C. Financiën, Onderwijs en Personeelszaken Afdeling Belastingen
1941-1945 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking en Militaire Zaken Afdeling C. Financiën, Onderwijs en Personeelszaken Afdeling Belastingen Hulp-secretarie Kethel
1946 Afdeling A. Algemene Zaken Afdeling B. Burgerlijke Stand, Bevolking en Militaire Zaken Afdeling C. Financiën en Personeelszaken Afdeling Onderwijs Afdeling Belastingen

4.2 ordeningsstelsels

a. notulenstelsel tot 1903

Volgens zijn instructie van 1816, diende de secretaris registers te doen houden van de vergaderingen van de raad en van die van B & W, van de door het gemeentebestuur gepasseerde akten, van alle brieven en van 'alle instrumenten welke tot de administratie der stedelijke zaken betrekking hebben'. In 1851 werd de bepaling toegevoegd dat hij voor een behoorlijke rangschikking van alle tot de secretarie behorende stukken diende zorg te dragen. (Noot 25. Zie inv. nr. 4430, Instructies voor de secretaris van 1816 en 1851.) Volgens wélk stelsel de stukken dienden te worden geordend, liet deze instructie in het midden. Blijkens het overgeleverde archief ging hij uit van het resolutiën- of notulenstelsel, waarbij de stukken allereerst werden geordend naar het bestuurlijke orgaan van raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester. Hierbinnen werden ze vervolgens jaarlijks opnieuw genummerd volgens de volgorde van behandeling in de notulen van deze organen. Als toegang werd tot 1844 een alfabetisch register op onderwerp aangelegd. Vanaf 1845 werden de stukken ingeschreven in agenda’s, waarin gegevens werden genoteerd als volgnummer, datum van ontvangst, verkorte inhoud en de wijze van afdoening. Behalve het volgnummer van de behandeling in de raad of het college, kregen de stukken nu ook een 'exhibitumnummer', het volgnummer van inschrijving in de agenda’s. De stukken bléven echter geborgen worden volgens het notulenstelsel, dus op volgnummer volgens de behandeling door de bestuurlijke organen. Tot 1903 heeft dit systeem gefunctioneerd voor de serie ingekomen stukken. De uitgaande stukken werden in de brievenboeken ingeschreven, die een aparte serie vormden. Hiernaast waren er voorts een aantal series van formeel gelijksoortige stukken als notulen, verordeningen, rekeningen, begrotingen etc.

b. registratuurstelsel van de afdeling A van 1903-1906

Omdat, zoals dat ook in andere gemeenten het geval was, het notulenstelsel kennelijk niet meer voldeed, enerzijds door de toeneming en specialisering van de administratie, anderzijds door de grotere verscheidenheid aan onderwerpen, werd nagedacht over een andere wijze van ordening. Voor de afdeling A resulteerde dit in een rubriekenstelsel van 15 onderwerpen, genummerd met de Romeinse cijfers I tot en met XVII, overeenkomend met de taakvelden van de afdeling. De cijfers III en VI werden hierbij niet gebruikt, kennelijk omdat zij als reservenummers waren bedoeld. De nummers VII, VIII en IX, geldend voor 'Private Zaken', 'Publieke Zaken' en 'Onderwijs' kenden een verdere onderverdeling. Binnen deze hoofdnummering, kregen de afzonderlijke dossiers een volgnummer in Arabische cijfers. Met de naam van de zaak werd de nummering op de buitenkant van het dossier vermeld. Later, onbekend wanneer, werden de Arabische volgnummers vervangen door in rood potlood op de dossiers aangebrachte letters. Kennelijk gebeurde dit nog tijdens de registratuurperiode, waarbij, blijkens de nummers voorkomend op de oorspronkelijke stempels van inkomstdatum en registratuurnummer, ook een aantal dossiers werd herordend. Om een voorbeeld te geven: het dossier 'Onderzoek naar de werking en eventuele reorganisatie van de arbeidsbeurs', aangelegd in het jaar 1904, werd ondergebracht onder rubrieknummer I 'Afhankelijke instellingen' en kreeg daarbinnen oorspronkelijk het dossiernummer 43, dat later veranderd werd in C. In het dossier komen echter ook stukken voor met de nummers I 5 van 1903, I 45, I 46, I 47, I 48 van 1904 en I 5 van 1905. Dit ordeningsstelsel, ingevoerd in het jaar 1903, was bedoeld voor zowel de ingekomen als de uitgaande stukken, met uitzondering echter van de series vergunningen, waarvoor een apart gedeelte van het stelsel werd ontworpen. Oorspronkelijk golden hiervoor de cijfers XVIII tot en met XXII met een nadere onderverdeling voor de soorten vergunningen. Laatstgenoemde nummers zijn echter nauwelijks een half jaar gebruikt, waarna de vergunningen werden ondergebracht bij de rubrieken XI (Politie) en XVI (Wetten). De stukken werden door de administratie nader toegankelijk gemaakt door agenda’s van ingekomen en uitgaande stukken en een alfabetische index op onderwerp en op trefwoorden. Uit het feit dat dit ordeningsstelsel - waarvan overigens niet bekend is wie het ontwierp, wat de leidende gedachte hierachter was en welke andere gemeenteadministraties de ontwerper tot voorbeeld dienden - slechts drie jaar heeft gefunctioneerd, mag worden aangenomen dat het niet voldeed. Waarschijnlijk was het systeem ontworpen door de gemeentesecretaris J. Wijtema, die in 1903 de gemeente Schiedam verliet. Dat het maar zo kort functioneerde was er kennelijk in gelegen dat men de rubrieksnummering te ingewikkeld vond en nadere toegangen, zoals een alfabetisch kaartsysteem op zaak-, persoons- e.a. namen, ontbraken. (Noot 26. Zie inv. nrs. 2611-2614. Zie voorts J. Lansen en J.O. van de Vegte, Het dossierstelsel en de toepassing van de UDC, z.p. 1977.)

c. registratuurstelsel van de afdeling A van 1907-1953

Weten we niet met zekerheid wie het registratuurstelsel over de periode 1903 tot 1906 ontwierp, iets meer weten we over de introductie van het hierop volgend systeem voor de afdeling A. In een brief van 9 januari 1907 deed de gemeentesecretaris A. Sickenga het college van burgemeester en wethouders een aantal voorstellen voor de verbetering van de inrichting van de secretarie. Voor de afdeling A stelde hij een andere wijze van 'notuleeren en registreeren van stukken' voor, volgens een systeem ontworpen in samenspraak met de hoofdcommies en de commies der afdeling. Voorts diende een losbladige klapper te worden aangelegd, waarin niet de stukken maar de zaken werden genoteerd. De stukken van één zaak dienden bijeengehouden te worden met een omslag waarop aan de buitenzijde, behalve de naam van de zaak, ook een omschrijving van de afzonderlijke stukken voorkwam. Daarnaast deed hij voorstellen voor een nieuwe opzet van de notulen van het college en van de raad, die daarmee tegelijkertijd een toegang op de ingekomen en uitgaande stukken werden. Hoe het ordeningsstelsel in elkaar zat en wat hierbij de leidende gedachte was, vermeldde hij echter niet. (Noot 27. Zie inv. nr. 4494.) Dit stelsel bleek niet meer een onderverdeling in rubrieken te hebben overeenkomend met de taakvelden van de afdeling, maar was veel eenvoudiger van opzet. De dossiers, overigens door de administratie aangeduid met het woord 'lap', werden namelijk eenvoudigweg doorlopend genummerd, te beginnen met nummer 1 aan het begin van het jaar, waarbij de nummering bepaald werd door de volgorde van de behandeling van de zaken. (Noot 28. Het woord 'lap' heeft hiermee een andere betekenis dan minuut, zoals genoemd in artikel 89 van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin, Groningen 1898. Volgens het Woordenboek der Nederlandsche Taal deel VIIII kol. 1089 (‘s-Gravenhage 1916) overigens was de betekenis in deze zin van het woord toen reeds lang verouderd.) Nog geen week na de brief van de secretaris werd dit stelsel ingevoerd, en werden de dossiers teruggaand naar 1 januari omgenummerd volgens het nieuwe systeem. Het dossier met de oorspronkelijke nummering II 1 (in het oude systeem was II de rubriek voor 'Ambtenaren') met de zaaksbenaming 'Bevordering agent van politie Kans' kreeg nu het registratuurnummer 1907 No 1. In de klapper werd dit dossier ingeschreven onder de rubrieksbenaming 'Politiepersoneel', terwijl er ook nog een alfabetische trefwoordenlijst was met verwijzing naar de rubriek. De ingekomen en uitgaande stukken behorend tot eenzelfde zaak werden voorzien van een omslag, waarop de naam van de zaak, het registratuurjaar en het dossiernummer bovenaan werden vermeld. In vier kolommen werden van ieder stuk respectievelijk het volgnummer, de afzender of destinataris, de inhoud van het stuk en gegevens over de afhandeling vermeld. Jaarlijks werd de registratuur dus opnieuw met het dossiernummer 1 begonnen, maar op een gegeven moment kregen de zaken die periodiek terugkwamen hetzelfde 'lapnummer'. Zo kende het (verzamel)dossier Statistiek steeds nummer 16, dat over 'Rapporten van Branden' nummer 17 en dat over het 'Gemeenteverslag' nummer 52. Werden de rubrieksklappers jaarlijks vernieuwd, in 1916 werd ook nog een alfabetisch-lexicografische klapper op fiches aangelegd. Niet alleen de zaken, maar ook personen, onderwerpen en trefwoorden werden hierin geficheerd. Voordeel hiervan was dat dezelfde zaken, namen, personen en trefwoorden over de verschillende jaren bij elkaar stonden en men dus niet meer jaar voor jaar de rubrieksklappers hoefde door te nemen. Dit kaartsysteem werd, naar de laatste ambtenaar die het bijhield, aangeduid als 'Het Kastje van Buitenhuis'. (Noot 29. Het betreft F.M. Buitenhuis, van 1941 tot 1978 ambtenaar ter secretarie.) Evenals oorspronkelijk in het van 1903 tot 1906 gebruikte systeem, werd een aantal series vergunningen gescheiden van de overige registratuur. In dit geval betrof het de series hinderwetvergunningen, drankwetvergunningen en bouwvergunningen. Dossiers in deze series kregen aan het dossiernummer de respectieve letters A tot en met C toegevoegd. Voor deze series werden ook aparte agenda’s aangelegd. Tenslotte kende de afdeling A ook nog een serie stukken over 'Onbelangrijke Zaken'. Deze stukken kregen geen 'lapnummer', maar een doorlopend nummer voorafgegaan door de letter D. (Noot 30. Zie noot 27. Zie inv. nrs. 4051-4056, 7638-7639.)

d. registratuurstelsel van de afdeling B

Hoe het registratuurplan voor de afdeling B voor de serie ingekomen en uitgaande stukken er oorspronkelijk uitzag is niet bekend, aangezien het merendeel hiervan is vernietigd en er pas vanaf 1916 agenda’s op de serie bestaan. Hieruit blijkt dat er jaarlijks een variërend aantal rubrieken werd vastgesteld overeenkomend met de taakvelden van de afdeling. De rubrieken werden vervolgens genummerd met Romeinse cijfers waarna de stukken per rubriek werden ingeschreven met een doorlopende nummering. In 1941 werd dit systeem verlaten en werden de stukken op volgorde van binnenkomst ingeschreven. (Noot 31. Zie inv. nrs. 4061-4086 en noot 27.)

e. registratuurstelsels van de afdeling C en van de afdeling Onderwijs

Oorspronkelijk kende de afdeling, vanaf haar ontstaan in 1894, voor wat de ingekomen stukken betreft, geen scheiding met die van de afdeling A. De stukken van de afdeling werden ondergebracht bij de series ingekomen stukken van de raad, van het college en van de burgemeester, tezamen met die van de afdeling A en geordend volgens het notulenstelsel (zie hoofdstuk 4.2.a van deze inleiding). De uitgaande stukken van de afdeling werden echter tot 1899 in een afzonderlijk register ingeschreven (zie inv. nr. 5990). Met de introductie van het nieuwe ordeningsstelsel voor de afdeling A in 1903 werden de ingekomen en uitgaande stukken van de afdeling C apart gehouden en geordend volgens een jaarlijks opnieuw beginnende nummering van de stukken op volgorde van binnenkomst (zie inv. nrs. 5991-5993). Zoals ook vóór 1903 het geval, was er vanaf 1907 tot en met 1914 wederom een ongedeelde registratuur met die van de afdeling A, terwijl de afdeling van 1915 tot 1921 weer een aparte registratuur had, waarbij de dossiers of 'lappen' doorlopend werden genummerd van 1 tot 233. Toen in 1922 het bureau onderwijs aan de afdeling werd toegevoegd werd er een nieuwe serie dossiers opgezet die een doorlopende nummering op volgorde van behandeling kregen, te beginnen bij 1. Nadat in 1931 ook het bureau personeelszaken en pensioenen aan de afdeling was toegevoegd, werd een nieuw registratuurplan opgezet, dat een tiental rubrieken bevatte die vervolgens genummerd werden met Romeinse cijfers. Hierbij kreeg de rubriek Financiën nummer I, kregen de verschillende soorten onderwijs de nummers II tot en met VI, Personeelszaken en Pensioenen respectievelijk de nummers VII en VIII, werd IX gereserveerd voor 'Krankzinnigen' en kreeg de rubriek 'Diversen' tenslotte nummer X. Een verdere onderverdeling van de rubrieken gebeurde met Arabische cijfers, die tenslotte weer een onderverdeling kregen met een hoofdletter. Om een voorbeeld te geven: het nummer I 3 F stond voor de begroting en rekening van de Gemeentebibliotheek, waarbij I de rubriek Financiën was, 3 stond voor Begrotingen en rekeningen van Gemeentebedrijven en F voor de Gemeentebibliotheek. Dit systeem bleef tien jaar in gebruik, waarna een rubriekenstelsel in gebruik werd genomen met vier hoofdrubrieken, namelijk voor Financiën, Onderwijs, Personeelszaken en Diversen, respectievelijk genummerd 1 tot en met 4. De onderverdeling ging eveneens met Arabische cijfers, evenals de verdere onderverdeling. In dit systeem kreeg het bovengenoemde voorbeeld het nummer 1.3.6. Dit systeem bleef in hoofdlijnen in stand ook nadat het bureau onderwijs in 1946 als zelfstandige secretarieafdeling in het leven was geroepen. Rubriek 2 voor dit onderwerp verviel bij de afdeling C en werd overgenomen door de nieuwe afdeling. Hierbij werden tevens de dossiers over onderwijs uit de diverse systemen vanaf 1922 bij elkaar gevoegd en geordend volgens de laatst gebruikte indeling voor de rubriek onderwijs. (Noot 32. Zie inv. nr. 4496 en inv. nrs. 5991-5993 en voorts de nadere toegangen I en II achter deze inventaris.)

f. registratuurstelsel van de afdeling Belastingen

Blijkens een notitie uit 1926, kende de afdeling Belastingen een eenvoudig registratuurstelsel, waarbij de dossiers hetzij op alfabetisch-lexicografische volgorde op persoonsnaam waren geordend, hetzij op soort vergunning. (Noot 33. Zie noot 27.) Overigens kwam de gehele registratuur van de afdeling voor vernietiging in aanmerking.

g. registratuurstelsel van de Gemeenteontvanger

Voor de ingekomen en uitgaande stukken van de gemeenteontvanger werd vanaf 1930, het jaar na de indiensttreding van een nieuwe functionaris, een eenvoudig stelsel gehanteerd waarbij de dossiers doorlopend werden genummerd volgens de volgorde van behandeling van de zaak, te beginnen met nummer 1. Hierbij werd, zoals bijvoorbeeld bij de afdeling A wél het geval was, geen onderscheid gemaakt in het jaar, maar louter in de volgorde van archiefvorming. De nummering van de dossiers liep door tot en met het vertrek van dezelfde functionaris in 1960. Het merendeel van deze dossiers kwam overigens voor vernietiging in aanmerking.

4.3 invoering van de code VNG

In 1921 riep de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten een codecommissie in het leven, met de opdracht een registratuurplan voor de systematische ordening van dynamische of nieuwgevormde gemeentelijke archieven te ontwerpen. Dit resulteerde in de 'Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie'. De 'code' is gebaseerd op de Universele Decimale Classificatie, een systematische indeling voor bibliotheken, en omvatte het geheel aan onderwerpen van gemeentelijke bemoeiingen. Zoals dat bij de voorgaande stelsels al het geval was, ging de code uit van een zaaksgewijze ordening. Van belang hierbij zijn de begrippen 'zaak' en 'dossier'. Een dossier bevat alle stukken over één zaak, waarbij het begrip zaak wordt omschreven als: 'een eindigend complex van handelingen, gericht op één bepaald doel'. Gemeenten die de code wilden invoeren, dienden zich aan te sluiten bij het registratuurbureau van de vereniging. Schiedam sloot zich eerst in 1955 aan bij dit bureau, in welk jaar de code werd ingevoerd. Hiermee was het een van de laatste gemeenten in Nederland. Zoals gebruikelijk werd ook het archief over het jaar dat voorafging aan het jaar van invoering, volgens de code herordend. Zoals later bleek, zijn bij de invoering vele dossiers uitgenomen uit de bestaande registratuur en ingevoegd in het nieuwe archiefblok. Voor zover het dossiers betrof die reeds bij deze invoering waren afgesloten, zijn ze bij deze inventarisatie wederom teruggeplaatst. De code gold voor alle secretarieafdelingen, maar voorlopig nog niet voor de registratuur van de gemeenteontvanger, die eerst in 1960 tot de code overging. Verantwoordelijk voor de toepassing van de code aan de secretarie was de registratuurambtenaar F.M. Buitenhuis, die in 1954 het diploma 'Documentatie en administratieve organisatie bij de Overheid' behaalde. (Noot 34. Zie Schiedamse Courant van 15 juli 1954. Gebruik werd gemaakt van de in 1952 verschenen zesde druk van de Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie.)

Verwijzingen naar de bestaande broncommentaren voor de navolgende categorieën stukken:

Inv.nrs.: 4325-4397
Stukken betreffende verkiezingen
Broncommentaar: B.M.A. de Vries, De lijsten van kiezers ter benoeming van afgevaardigden voor de Tweede Kamer der Staten Generaal, de Provinciale Staten en de Gemeenteraad, 1851-1886 in Broncommentaren VI, ’s-Gravenhage 1988.

Inv.nrs.: 4500-4708
Stukken betreffende de bevolkingsregistratie
Broncommentaar: A. Knotter en A.C. Meijer, De gemeentelijke bevolkingsregisters 1850-1920, in Broncommentaren 2, Den Haag 1995.

Inv.nrs.: 6051 e.v.
Stukken betreffende het kadaster
Broncommentaar: P. Kruizinga, De kadastrale legger en aanverwante bronnen, 1812-1990; P. Kruizinga, De kadastrale kaart, 1812-1990,
in Broncommentaren 3, Den Haag 1997

Inv.nrs.: 6143-6233
Stukken betreffende de patentbelasting
Broncommentaar: P.M.M. Klep et al., De registers van patentplichtigen in Broncommentaren II, ’s-Gravenhage 1987.

Inv.nrs.: 6968-7114 Stukken betreffende de Hinderwet
Broncommentaar: F.F.J.M. Geraedts, De hinderwetbescheiden, 1811-1952, in Broncommentaren IX, ’s-Gravenhage 1988.


Literatuuropgave
- (Redactie), Ach Lieve Tijd; 750 jaar Schiedam, Zwolle [2002].
- N.J.P.M. Bos en R.C.J. van Maanen, Fiscale Bronnen: structuur en onderzoeksmogelijkheden, Zutphen 1993.
- C. Dirkzwager, De geschiedenis van de gemeentelijke controle op de echtheid van Schiedamschen jenever, Schiedam 1942.
- G. van der Feijst, Geschiedenis van Schiedam, Schiedam 1975.idem, Archiefzorg in Schiedam in Gids voor het Gemeentearchief te Schiedam, Schiedam 1983.
- K. Heeringa, Het oud archief der gemeente Schiedam. Schiedam 1908. Een aangevulde herdruk hiervan verscheen in 1990.
- idem, Uit de geschiedenis van Schiedam, in Bijdragen voor Vaderlandsche Geschiedenis en Oudheidkunde, ’s-Gravenhage 1911 pag. 195 e.v.
- J.M.M. Jansen, Van revolutionair comité tot algemeen kiesrecht, in Scyedam vol. 25 nr. 2 pag. 40 e.v.
- idem en F.M. Verheijen, Inventarissen van de gemeentelijke, kerkelijke en verenigingsarchieven van Kethel, Spaland en Nieuwland, Schiedam 1992
- M.J.A.V. Kocken, Van stads- en plattelandsbestuur naar gemeentebestuur, ’s-Gravenhage 1973.
- P. Kruizinga, De kadastrale leggers en aanverwante bronnen, 1812 - 1990, in Broncommentaren 3, Den Haag 1997.
- J. Lansen en J.O. van de Vegte, Het dossierstelsel en de toepassing van de UDC, z.p. 1977.
- R.C.J. van Maanen, Inventaris van het Stadsarchief van Leiden, (1359) 1816-1929 (1963), Leiden 2000.
- J. van der Poel, Symen betaal, Alphen a/d Rijn 1966.
- van der Poest Clement, Stedelijke archiefzorg en stadsgeschiedschrijving, Schiedam 1954
- H. Schmitz, Schiedam in de tweede helft van de negentiende eeuw, Schiedam 1962.
- C.H. Slechte, Het zegel dat geen uitkomst bracht, in Musis vol. 2, 1996 nr. 5 pag. 123-125.
- A.C.J. de Vrankrijker, Geschiedenis van de belasting, Bussum 1969.
- R.F. Vulsma, Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister, ’s-Gravenhage 1988.

Afgescheiden materiaal

Van belang is het erop te wijzen welke archieven of archiefgedeelten geen deel uitmaken van deze inventaris. Allereerst kunnen de commissies worden genoemd zoals de gemeentewet die kent in de artikelen 45 respectievelijk 60 en 57 respectievelijk 63. De wet maakt hierbij een onderscheid in commissies voor het voorbereiden van besluiten, commissies voor het beheer van bepaalde takken van de huishouding der gemeente en andere commissies. Vóórdat de commissies zouden kunnen worden beschreven zou eerst een onderzoek moeten worden gedaan naar de soort van de commissies. Aangezien dit nogal tijdrovend zou zijn en het tot uitstel zou leiden van de onderhavige inventarisatie, is hiervan afgezien. Ook moet er op gewezen worden dat de serie hinderwetvergunningen zoals die hier voorkomt in hoofdstuk 14.4 niet compleet is. Behalve het hier beschreven blok is er ook nog een blok waarvan de vergunningen nog actueel waren op het moment dat in 1973 de Dienst Centraal Milieubeheer werd ingesteld als onderdeel van het Openbaar Lichaam Rijnmond. Die serie vergunningen is toen aan genoemde dienst overgedragen. In het jaar 2001 zijn de vergunningen uit laatstgenoemde serie die niet meer actueel waren wederom overgedragen aan het Gemeentearchief. Zij zijn thans in een afzonderlijk blok beschreven.

Voorts maakt het kabinet van de burgemeester geen deel uit van deze inventaris. Dit archief is reeds in 1980 door H. Jochemsen geïnventariseerd en geldt als afzonderlijke archiefvormer. Ook gemeentelijke diensten zijn niet in deze inventaris beschreven, aangezien zij als afzonderlijke archiefvormers worden beschouwd. Voor een overzicht van deze diensten mag worden verwezen naar het Archievenoverzicht , ook te raadplegen op collecties.schiedam.nl.